Новости  Акты  Бланки  Договор  Документы  Правила сайта  Контакты
 Топ 10 сегодня Топ 10 сегодня 
  
24.11.2015

Как научиться красиво писать деловые письма - Прокачиваем навык написания деловых писем. Законы, хитрости, инструменты

Автор объясняет правила составления деловых писем, практикуемых в службе персонала, останавливается на классификации, дает рекомендации по стилю изложения текста документа. Не нужно думать, что составление и оформление деловых писем - исключительная обязанность секретаря организации. С деловыми письмами на практике приходится сталкиваться сотрудникам самых разных специальностей. Вот и менеджер по персоналу регулярно отправляет и получает письма от кадровых агентств, поставщиков услуг и др.

Но вот задумывается ли каждый из нас, насколько правильно мы это делаем? По тому, какое письмо мы держим перед глазами, можно заочно судить о его отправителе и в целом об организации. Неграмотно оформленное, содержащее большое количество ошибок письмо может безнадежно испортить вашу репутацию, уронить ваш авторитет в глазах руководства и коллег. Мы не ставим нашей задачей получение кадровиком глубокого представления об особенностях составления этого вида документа, но все же основные правила назовем.

Письмо - один из наиболее употребляемых видов документации. Надо признать, что не существует единой установленной классификации деловых писем. Поскольку основное назначение письма - это передача информации, то чаще всего письма классифицируют по тому, какая именно информация в нем содержится. В практике работы службы персонала чаще всего встречаются письмо-резюме и сопроводительное к нему письмо , рекомендательное письмо, письмо-запрос, письмо-уведомление, письмо-благодарность, письмо-отказ.

Обобщая этот перечень, можно сказать, что менеджер по персоналу наиболее часто готовит письма в трех случаях:. Есть ли разница между понятиями "деловое письмо" и "служебное письмо"?

Термин "деловое письмо" обычно применяется для обозначения писем негосударственных организаций, предприятий и учреждений, а термин "служебное письмо" - для обозначения писем государственных организаций, предприятий и учреждений. Деловое письмо - это письменное обращение к должностному лицу представляемому им предприятию, организации, учреждению , подготовленное в соответствии с правилами переписки.

Если вашей задачей стало составление письма, то не начинайте его создание сразу с оформления. Большее внимание уделите содержательной стороне. Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Начните с решения вопроса о том, о чем будет ваше письмо. Ведь вам не нравится читать письма "ни о чем"?

Чтобы ваше письмо не было таким же, продумайте, какую мысль вы хотите донести до сведения адресата. Зафиксируйте ее в блокноте или на черновике. Теперь можно обрамлять основную мысль подробностями и деталями. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты.

Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему предмет документа, которую затем последовательно развивайте. В идеале структура письма должна позволять выделить в нем три основные части: Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением указанием на содержание письма , определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать.

Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями. В констатирующей отчетной части уточните детализируйте характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку сделанного на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах. В заключительной части поместите выводы и предложения указания относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области.

Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т. Под приветствием подразумевается начальная вводная формула вежливости, выполняющая ту же функцию, что и устное приветствие собеседника при непосредственном общении с ним при личной встрече или по телефону.

Функциональное значение приветствия весьма велико: Это не просто производит на последнего благоприятное впечатление, но и в значительной степени сокращает психологическую дистанцию между участниками служебно-деловой переписки, создавая необходимые предпосылки для конструктивного диалога.

Лид-абзац - первый абзац письма, включающий, как правило, не более одного предложения. Функциональное значение лид-абзаца заключается в пояснении мотивов и темы послания и, в-третьих, в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту послания. Текст письма должен иметь логическое завершение. Поэтому особое внимание уделите заключительной части текста. Документ не должен обрываться на полуслове, смысл послания должен иметь законченный вид. Заключительная формула вежливости может отсутствовать в официальных письмах, но практически всегда подытоживает письма, текст которых носит отчасти личный характер например, письма-благодарности.

Она выполняет ту же функцию, что и устное прощание и предшествующие ему слова при непосредственном общении с собеседником при личной встрече или по телефону. Использование заключительной формулы вежливости несколько приглушает официальный тон в конце послания впрочем, ровно настолько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения автора и адресата. Функциональное назначение подписи двойное. Во-первых, она придает официальному письму юридическую силу, во-вторых, удостоверяет личность автора послания.

Необходимость в постскриптуме возникает, если:. Постскриптум состоит из сокращения-заголовка "P. Располагается он на один-два интервала ниже подписи, на одном листе с ней. В необходимых случаях допускается дополнять подпись к постскриптуму датой и временем оформления приписки. Остается только подумать, не нужно ли сопроводить текст письма приложениями?

Нежелательно, чтобы приложений было очень много. Это затруднит восприятие текста письма. По возможности содержание некоторых приложений включите в основной текст. Откорректируйте и отредактируйте оформленный отпечатанный набело документ, внесите в текст правку.

После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Сколько раз вы видели, как работник "в сердцах" бросает свое заявление об уходе на стол руководителю, о чем впоследствии сильно сожалеет и Точно так обстоит дело и с письмами.

Специалисты не рекомендуют писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций - это самым нежелательным образом отразится на их содержании.

Когда вы определились с главной мыслью письма, подобрали аргументы, доводы, обоснования, факты и расставили их в соответствии с задуманной структурой документа, подумайте, в каких словах и речевых оборотах вы донесете текст документа до читателя.

Не меньшее значение для надлежащего восприятия письма имеет и стиль его изложения. Деловые письма следует писать особым стилем, известным ныне как служебно-деловой официально-деловой , представляющим собой функциональную разновидность русского языка и предназначенным для использования в процессе управления организацией, в т.

Специфическими чертами данного стиля являются:. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения, поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было просто и доходчиво воспринимать посторонним людям. Забудьте о том, в какой манере вы пишете друзьям в сообщениях в социальных сетях. Текст делового письма не должен напоминать выдержку из чата, даже если у вас хорошие, дружеские отношения с получателем письма.

Если же ответить письмом было поручением директора, то в этом случае текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании, или предписаниям указаниям документа, в ответ на который готовится письмо. Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Важная задача - написание вводного обращения.

А может так - "Уважаемый г-н Иванов"? Есть сомнения - посоветуйтесь с коллегами. Имейте в виду, что написанное по сути верно деловое письмо может произвести совершенно обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения. В официальных письмах имя и отчество адресата обычно опускается, остается только фамилия: В качестве заключительной формулы вежливости, предшествующей подписи, используются формулировки "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением" и т.

Специфической особенностью обращения является использование в конце пунктуационного восклицательного знака, указывающего, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу автором придается особое значение. В общем случае лид-абзац следует непосредственно за обращением к адресату и располагается на один интервал ниже последнего.

Приведем в качестве примеров несколько наиболее типичных форм лид-абзаца не содержащих формальной благодарности:. Таким образом, формулировка лид-абзаца в значительной мере предопределена характером письма инициативное письмо, письмо-сообщение, письмо-уведомление, письмо-просьба, письмо-подтверждение, ответное письмо и т.

Длину предложений и абзацев следует по возможности ограничивать, поскольку в противном случае адресату потребуется затратить дополнительные усилия и время для изучения и восприятия текста письма. Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста. Заключительная формула вежливости предшествует подписи и располагается интервалом ниже последней строки текста письма.

Наиболее часто в качестве заключительной формулы вежливости используются следующие стандартные формулировки:. В зависимости от того, на бланке какого вида оформлено письмо, подпись приводится в сокращенной, полной или развернутой форме.

Сокращенная форма предполагает указание собственно подписи и ее расшифровки в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на бланке должностного лица организации, уполномоченного вести переписку и выступающего в качестве отправителя послания, например:. Полная форма предполагает выполнение всех стандартных требований, предъявляемых к оформлению реквизита "Подпись" и подразумевающих указание должности, собственно подписи автора письма и ее расшифровки в виде его инициалов и фамилии.

Указанная форма применяется при оформлении письма на бланке структурного подразделения организации, если последнее уполномочено вести переписку и выступает в качестве отправителя. Приведем несколько вариантов полной формы подписи:.

Как научиться профессионально писать деловые письма -

Составить образцовый текст документа еще не значит закончить работу с ним. Не менее важно, в какую "рамку" будет обличен ваш "творческий продукт". Оформление документа производится на бланке письма.

Совет 1: Как овладеть навыками делового письма в 2017 году

Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, - исполнитель письма. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками отступами в необходимых случаях: Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага бланк , предназначенная для оформления письма: Так, если по требованию контрольно-надзорного органа, налоговой инспекции, внебюджетного фонда ответ надо дать в течение определенного промежутка времени, то и с ответом нельзя затягивать: Так, при обращении в налоговый орган требуется организации-налогоплательщику проставлять в обязательном порядке ИНН.

Без этой "мелочи" текст документа в канцелярию не примут;. Так, если при решении вопроса о сокращении численности штата работников ТК РФ требует соблюдения двухмесячного срока предупреждения работника ст. Допустим, в письме вы ставите дату - 1 февраля г. А если вы датировали письмо 1 февраля г.

Вот почему письма с "жесткими" датами надо готовить заблаговременно;. Хотите узнать о прошлом кандидата, обратившись к его бывшему работодателю? Мы более чем уверены, что по телефону вы всей правды можете не узнать.

Да и не всегда корректно вести подобные разговоры по телефону. Другое дело - написать письмо. Письма-просьбы - едва ли не самая распространенная группа деловых писем. И легко понять, почему: Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры. Вот уж действительно, бумага все стерпит. Тем не менее, прибегая к помощи писем-просьб, не забывайте о необходимости соблюдать два главных правила. Во-первых, никогда не начинайте письмо со слова "Прошу" - благоразумнее и тактичнее сначала объяснить мотивы своего обращения даже если вы предварительно обговорили все детали по телефону.

Во-вторых, не спешите благодарить адресата заранее хотя бы потому, что для этого существует особый вид писем - благодарственные. Благодаря заранее, вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Представьте, что по тем или иным не зависящим от него причинам получатель письма не в состоянии помочь вам к примеру, бывший работодатель не захочет вам помочь, сославшись на конфиденциальность информации.

Поэтому благодарить человека следует, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена. Письма-запросы предназначены как следует из названия для запрашивания соответствующей информации. Такие письма предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом. Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов "Прошу просим вас Вас сообщить В отличие от письма-просьбы здесь в конце текста можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации.

Ответное письмо в данном случае выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к запросу. В ответе на запрос обязательно должна содержаться ссылка на первичное письмо и его тему. Кроме того, в обоих письмах должны приблизительно совпадать объем информации, последовательность изложения, терминология, система ссылок. Требуется заказать трудовые книжки или литературу для кадровой работы?

Ведь функциональное назначение подобных писем - совершение письменного заказа, его документирование хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке, как при прямой почтовой рассылке.

Автору письма целесообразно предварить изложение намерения заказать что-либо у адресата товар, услугу и др. С этой целью бывает достаточно сослаться на источник информации материалы переписки, информационное письмо или директ-мейл, рекламную информацию, сайт в Интернете и т.

Кроме того, как и в случае с письмом-запросом, допустимо сообщить адресату свое пожелание относительно сроков исполнения заказа. Если плата за заказанные товары производится не авансом, то поставщик может затребовать гарантийное письмо. Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора организации-отправителя , так или иначе затрагивающих его интересы.

Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок, поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: В других случаях гарантийное письмо может включать изложение причин готовности автора предоставить адресату те или иные гарантии.

В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: Целесообразно также указать расчетно-платежные реквизиты, которые будут использоваться для произведения оплаты.

Это особенно важно, когда предприятие имеет несколько счетов в разных банках. Ваш контрагент должен ясно себе представлять, через какой банк ждать оплату.

Поскольку по закону на предприятии два распорядителя финансовыми средствами - руководитель и главный бухгалтер, то особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора допустим, директора организации подписи главного бухгалтера.

В случае когда эти должностные лица не выполнили заявленных гарантий в срок, предприятие понесет дополнительные финансовые затраты: ТК РФ содержит целый перечень случаев, когда предприятие-работодатель обязано письменно проинформировать работников о предстоящих изменениях в их трудовой жизни: Чаще всего на практике информирование коллектива осуществляется в форме уведомления.

Уведомление, содержащее объяснение мотивов автора организации-отправителя и отражающее предложения пожелания или требования последнего к адресату, изложенные в конкретной и ясной форме. Через некоторое время после вручения работнику уведомления целесообразно вручить еще одну бумагу - напоминание. Допустим, вы вручили работнику уведомление о предстоящем сокращении его должности и перечислили вакансии, которые он может занять.

Если, по вашему мнению, работник слишком долго раздумывает над тем, в какой должности ему работать дальше после сокращения, вполне уместно сделать ему письменное напоминание. Если же адресат не реагирует и на напоминание должным образом, то ему высылается предупреждение. В нем помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути содержится сообщение о намерении автора организации-отправителя применить в отношении адресата определенные действия.

Собрали комплект документов для отправки в государственную инспекцию труда? Приложите к нему сопроводительное письмо. Составив такой документ, вы можете быть уверены в том, что вас не упрекнут в том, что какой-то документ не был представлен, т. Сопроводительные письма содержат информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. Сопроводительные письма включают сообщение об отправке соответствующих документов материалов , а также их перечень.

Как правило, сопроводительные письма начинают со слов "Направляю высылаю Перечень документов материалов , прилагаемых к сопроводительному письму, содержит информацию об их названиях, количестве, объеме количестве листов, страниц. Поздравьте коллег и партнеров с праздником, направив им письма-поздравления.

Они по-прежнему весьма распространены в служебно-деловой переписке, поскольку далеко не всегда у нас имеется возможность поздравить кого-либо лично или по телефону. Начинать текст поздравительного послания рекомендуется именно со слова "Поздравляю Поздравления обычно дополняются пожеланиями адресату всевозможных благ.

Диапазон применения писем-поздравлений весьма широк. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между автором и адресатом, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям:. Письма-приглашения имеют цель пригласить адресата к участию в том или ином деловом служебном или торжественном памятном мероприятии. Обычно текст приглашения начинается со слова "Приглашаем приглашаю Приглашение может оформляться как в виде письма, так и на специальном бланке пригласительном билете, прилагаемом к письму и всегда носит персональный характер.

Из содержания приглашения адресат должен уяснить, когда, куда и с какой целью его приглашают, а в некоторых случаях - и какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия например, выступления на ту или иную тему. Приглашения следует высылать заблаговременно во избежание недоразумений.

В необходимых случаях автор может уведомить адресата о необходимости подтвердить участие в мероприятии. Менеджеру по персоналу неизменно приходится составлять обращения не только позитивного характера, но и письма негативного содержания. Это письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении предприятием займа сотруднику, а также письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.

Как ни огорчительно, но время от времени нам приходится готовить и рассылать подобные послания. Рекомендуется особенно тщательно подходить к выбору формулировок и порядку изложения содержания послания. Иными словами, оно должно быть негативным только в смысле информационного наполнения, но при этом абсолютно нейтральным по отношению к личности адресата.

Целесообразно начинать подобные письма с выражения сожаления об отказе, например: Следует также дать понять адресату, что решение об отказе далось вам не без труда и продиктовано исключительно деловыми соображениями. В заключение надо ободрить адресата, например выразить уверенность, что его опыт вызовет интерес у другого работодателя.

Если работник не совершил ничего предосудительного, то уведомление об увольнении в обязательном порядке должно содержать выражение благодарности за работу и оценку его заслуг. Также подчеркните в тексте, что решение об увольнении - вынужденная мера, вызванная внешними обстоятельствами. Если вы обращаетесь в какие-либо инстанции по личным мотивам, не выступая от имени предприятия, то все равно автор должен быть максимально идентифицирован.

Ни один государственный либо муниципальный орган не возьмется отвечать на анонимку: Письма для обращения в различные инстанции по мотивам личного характера содержат конкретную просьбу или требование автора в связи с действиями или бездействием организации - получателя письма.

Такими инстанциями могут в зависимости от обстоятельств выступать судебные органы, структуры жилищно-коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т. Содержание таких писем подчинено двум целям: Начинать письмо следует с краткого изложения обстоятельств дела, а продолжать - выражением просьбы или требования если ранее выраженная просьба осталась без ответа или удовлетворения.

В конце послания уместно сослаться на конкретные положения нормативных правовых актов, подтверждающих законность просьбы требования автора. Успех нашего бизнеса нередко зависит от качества текстов, которые нам приходится писать каждый день. Коммерческие предложения, продающие письма, письма клиентам и деловым партнерам - все это влияет на наш имидж, на то, как нас будут воспринимать.

Как же добиться, чтобы все, с кем мы ведем бизнес-переписку, получали от нас профессиональные, качественные тексты? Этот путь приходит в голову сам собой. Большинство тех, от кого вы получаете письма и чьи тексты читаете в Интернете и в печати, учились именно так.

И как, нравится вам то, что они пишут? Дело в том, что практика сама по себе мало помогает без постановки техники. Чтобы мастерство росло с практикой, нужно понимать лежащие в основе принципы и приемы.

Как можно структурировать письмо, какая структура для какого случая больше подходит. Как строить фразы, какие обороты выбирать.

В самом деле, откуда узнавать о принципах и приемах, как не из книг? Но найти толковую книгу по деловому письму на российском рынке очень непросто. Но, допустим, книга нашлась. Получите ли вы результат, если изучите приемы по книге и будете их применять? Издаются самоучители по языкам, кулинарии, игре на музыкальных инструментах, даже лыжам и йоге.

Есть люди, которые учатся с помощью этих самоучителей. Но таких людей не так много. Этот путь позволяет решить три описанные выше проблемы - инструктор и объяснит, и подскажет, и со стороны посмотрит. Вариантов организации такого обучения сегодня много: Главное, на что важно обратить внимание - в варианте, который вы выберете, должна обязательно быть предусмотрена практика, причем лучше коллективная. Если вы практикуетесь в группе, то ваши тексты читают другие участники.

Вы получаете возможность взглянуть на свое письмо со стороны, глазами читателя - а в реальной, рабочей переписке этого как раз не хватает. Образцы - это своего рода эталонные письма, такие, где в нужном порядке использованы все приемы, все ходы. Ваши люди постоянно составляют коммерческие предложения? Можно разработать для них образцовое предложение. Вашим людям часто приходится писать отказы? Можно подготовить образцовый отказ - или претензию, жалобу, извинение.

Когда образец понадобится, сотрудник сможет сравнить его со своей реальной ситуацией, взять из текста то, что к этой ситуации подходит, заменить факты реальными - и получит текст гарантированного качества. Делопроизводство в кадровой службе: View the discussion thread. Вход Регистрация Забыли пароль? Кадровое делопроизводство", , N 4 УЧИМСЯ ПИСАТЬ ПИСЬМА. Вопрос по диплому Контролер технического состояния автотранспортных средств Тарифная ставка или оклад?

Новое юридическое лицо и отсутствие деятельности Трудоустройство украинца с внж. Зайти на форум Задать вопрос. Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным. Рассылка HR-Portal Недельный дайджест. Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

  Комментарии к новости 
 Главная новость дня Главная новость дня 
Семен слепаков мне пить нельзя текст
Общая характеристика производственных фондов
Что нельзя делать в бане приметы
Сколько стоит проезд в минске
Поздравления соседке на день рождения
Хармс стихи кораблик
Выслуга дающая право на пенсию
Остеопар инструкция по применению
Какой креатин лучше брать
 
 Эксклюзив Эксклюзив 
Телефон wileyfox инструкция
Гипотезы происхождения языка
Печь для пиццы своими руками чертежи
Метро в химках проект схема
Где учат на налогового инспектора
Вакцинация против туляремии схема